内容証明郵便

一般に｢内容証明｣と呼ばれていますが、正式な名称は｢内容証明郵便｣です。内容証明郵便というのは、�@どんな内容の手紙を、�Aいつ相手に出したかということを郵便局で証明してくれるものです。内容証明郵便は、差出人が同じ文面のものを三通作成し、一通を相手方に一通を郵便局に保存、もう一通を差出人の手元に残すものです。

 

用紙

一般的には、市販されている赤いマス目の｢内容証明専用用紙｣に書かなければいけないと思い込んでいる人もいますが、実は用紙は全く自由どんな用紙に書いてもかまいません。便箋でも、原稿用紙でも、メモ用紙でもよいのです。

字数・行数

用紙に制限はありませんが、字数と行数に制限があり、一行20字以内・一枚26行以内と決まっています。縦書き横書きも自由です。横書きの場合は、一行20字以内・一枚26行以内のほか、一行13字以内・一枚40行以内または、一行26字以内・一枚20行以内でもかまいません。

 

部数

内容証明郵便は、相手方に送る分・差出人分・郵便局保管分の三通作成します。三通とも同文であればよいので一通作ってあと二通はコピーでもかまいません。ワープロやパソコンなら、三通を一度にプリントアウトすればよいので便利です。

 

使用できる文字

内容証明郵便で使える文字は、かな（ひらがな・カタカナ）・漢字および数字です。英字は、氏名・会社名・地名・商品名等の固有名詞の場合は許されます。または括弧や句読点、その他一般的な記号なども使えますが、これらも一字として計算します。

 

二枚以上になったとき

内容証明郵便は、枚数に制限がありませんので、何枚になってもかまいません。ただし、二枚以上になったときはつなぎ目に差出人の判を押します。これを契印といいますが、忘れずに押してください。

 

書き間違えたときの訂正方法

内容証明郵便の場合は、訂正方法が決まっています。書き間違えた個所を二本の線で消します。それから正しい文字を書き加えますが、削除した文字も判読できるようにしておかなければなりません。訂正したら、その欄外に｢何字削除・何字加入｣と書き、そこに差出人の判を押します。（実印でする必要はなく、三文判でもかまいません）欄外でなく末尾余白に書いてもかまいません。その場合は｢何行目何字削除・何字加入｣と書きます。

 

年月日・住所・氏名

縦書きの場合は、文書の最後に年月日・差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名の順に書きます。名前だけではなく、住所を書くことも義務付けられています。横書きの場合は、冒頭に書くことが多いようです。

 

印

縦書きの場合は差出人の名前の下に、横書きの場合は差出人の名前の右に捺印するのが通例です。法律上は捺印の必要はありませんが、間違いなく本人の意思で作成されたということを示すために、我が国では、署名あるいは、記名して捺印するのが慣行となっています。捺印は実印でする必要はありませんので、認印・三文判でかまいません。

取り扱い郵便局

内容証明郵便は、どこの郵便局からでも出せるというものではありません。内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られていますので、近隣の郵便局が、取り扱っているかどうか、あらかじめ電話で確認しておきましょう。

 

郵便局に持参するもの

郵便局の窓口に、下記のものを提出して｢これを内容証明郵便にして下さい。｣と申し込みます。

• 内容証明郵便にする手紙（同文のもの）　　　　　　 　三通
• 差出人および受取人の住所・氏名を記した封筒　　　一通
• 郵便料金
• 差出人の印鑑

※印鑑は必ずしも郵便局に持参する必要はありませんが、訂正しなけらばならないこともあるので、持参するほうが無難です。

 

窓口での手続

同文の手紙三通と封筒一通を郵便局の窓口に出すと、郵便局員は、その文書が内容証明郵便のルールに従って書かれているかどうかを調べます。そして問題がなければ、手紙の末尾に｢この郵便物は、令和○○年○○月○○日第○○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します　○○○郵便局長｣と記載して、その下に通信日付印を押します。（三通全部）

 

それから三通のうち一通を郵便局で保管し、もう一通は差出人の控えとして渡してくれます。残りの一通は、郵便局員の立会いの下に、差出人が封筒に入れて封をし郵便局員に渡します。これで内容証明郵便の差出手続は終わりですが、郵便局員から｢書留郵便物受領証｣を渡されます。この｢書留郵便受領証｣は、郵便局に保存してある内容証明郵便を閲覧したり、再度証明をしてもらうときに必要ですから、大切に保管しなければなりません。（閲覧・再度証明を請求できる期間は、５年間です。）

 

配達証明付きにする

内容証明郵便を出すときは、郵便局の窓口で｢配達証明付きでお願いします｣と言って下さい。この内容証明郵便も単独では、いつ相手に届いたかまでを証明することはできません。そこで配達した年月日を証明してくれる配達証明制度を利用するのが通例となっています。配達証明付きにしてもらいますと、後日配達をした日を記載したハガキ（郵便物配達証明書）が送付されます。これが内容証明郵便がいつ配達されたかの証拠になるものです。単に内容証明といっても実務では、内容証明プラス配達証明であると言えます。