郵便局の窓口での手続

取り扱い郵便局

内容証明郵便は、どこの郵便局からでも出せるというものではありません。内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られていますので、近隣の郵便局が、取り扱っているかどうか、あらかじめ電話で確認しておきましょう。

郵便局に持参するもの

郵便局の窓口に、下記のものを提出して｢これを内容証明郵便にして下さい。｣と申し込みます。

• 内容証明郵便にする手紙（同文のもの）　　　　　　 　三通
• 差出人および受取人の住所・氏名を記した封筒　　　一通
• 郵便料金
• 差出人の印鑑

※印鑑は必ずしも郵便局に持参する必要はありませんが、訂正しなけらばならないこともあるので、持参するほうが無難です。

郵便局の窓口での手続

同文の手紙三通と封筒一通を郵便局の窓口に出すと、郵便局員は、その文書が内容証明郵便のルールに従って書かれているかどうかを調べます。そして問題がなければ、手紙の末尾に｢この郵便物は、令和○○年○○月○○日第○○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します　○○○郵便局長｣と記載して、その下に通信日付印を押します。（三通全部）

 

それから三通のうち一通を郵便局で保管し、もう一通は差出人の控えとして渡してくれます。残りの一通は、郵便局員の立会いの下に、差出人が封筒に入れて封をし郵便局員に渡します。これで内容証明郵便の差出手続は終わりですが、郵便局員から｢書留郵便物受領証｣を渡されます。この｢書留郵便受領証｣は、郵便局に保存してある内容証明郵便を閲覧したり、再度証明をしてもらうときに必要ですから、大切に保管しなければなりません。（閲覧・再度証明を請求できる期間は、５年間です。）

 

配達証明付きにする

内容証明郵便を出すときは、郵便局の窓口で｢配達証明付きでお願いします｣と言って下さい。この内容証明郵便も単独では、いつ相手に届いたかまでを証明することはできません。そこで配達した年月日を証明してくれる配達証明制度を利用するのが通例となっています。配達証明付きにしてもらいますと、後日配達をした日を記載したハガキ（郵便物配達証明書）が送付されます。これが内容証明郵便がいつ配達されたかの証拠になるものです。単に内容証明といっても実務では、内容証明プラス配達証明であると言えます。